商业分析师在做项目时，最核心的能力就是搞懂业务。但业务不会自己跑到你面前，你得主动去挖。本文把商业分析师最常用的六种需求分析技术一次讲透，包括文件分析、观察、访谈、问卷调查、焦点小组和竞争分析。每一种技术怎么用、什么场景下最有效、有哪些坑要避开，全部说清楚。无论你是刚入行的商业分析师还是带项目的项目经理，这篇内容都能帮你快速上手需求分析和干系人沟通。想系统提升项目管理能力，联系清晖获取PMP项目管理专业课程。
阅读已有文档也就是文件分析
这是商业分析师最先应该用、也是最好用的技术工具。
在跟任何干系人沟通之前，你必须先把已有的文档读一遍。这样做的核心目的是避免浪费干系人的时间，去问那些答案已经写在文档里的问题。
这些文档包括系统和软件文档、团队成员程序手册、政策手册、战略文件、产品手册等等。找到并阅读所有能增进你对业务和团队成员理解的材料，它们能帮你理解业务术语，也能帮你构想需要向干系人提出的问题。
不过有一点必须注意，你读到的内容不一定百分之百准确、完整或者是最新的。所以要辩证地吸收信息，即使文档不够完整或者已经过时，你依然能从中获取重要的线索。
这就是商业分析师文件分析技术的核心价值，用最低的成本获取最大的信息量。想掌握商业分析师文件分析方法，联系清晖学习PMP项目管理知识体系。
观察
商业分析师了解业务最有效的方式之一，就是参与到工作中去，或者在工作过程中进行观察。
观察技术对很多种类的业务都适用，对商业分析师来说回报非常高。你可以看到干系人在哪里工作，并理解这个角色典型的一天是怎么度过的。
商业分析师观察工作时，第一眼看到的就是干系人的办公室布置或者工作环境。仅仅在工作环境中就可以收集大量有价值的信息。
比如是否每个团队成员都有独立办公室。这说明工作需要单独或者安静的时间，意味着机构处于某种特定状态。这也告诉你，如果你想和团队成员一对一交谈，你有足够的空间来做这件事。
如果团队成员有自己的空间，意味着你对一个人讲的事情，不一定其他人都知道。
团队成员是坐在隔间里还是在大的开放空间里。开放空间通常比办公室更嘈杂，有很多视觉和听觉的干扰，员工之间没有太多隐私。他们能相互听到别人电话的通话吗。这是一个快节奏活跃的区域还是一个安静沉闷的环境。团队成员之间的交流互动频繁吗。
当团队成员互动频繁并且可以相互听见彼此的交谈内容时，项目的信息传播得很快，不论是好消息还是坏消息。
在开放式工作环境中，商业分析师要特别注意一件事。当你问一个团队成员问题的时候，其他人也会知道。他们会预判你会问他们同样的问题，提前做好准备并酝酿如何回答。所以商业分析师需要随时判断所获得的回答，对理解当前的业务问题是否有帮助。
对核心业务工作的理解，可以帮助商业分析师思考如何用更先进的解决方案更好地支持用户，并防止做出对工作环境产生负面影响的变革建议。
对于那些工作在仓库、工厂、物流配送中心或者其他有别于传统办公室环境的员工，观察他们的工作和作业流程是获取信息非常重要的来源。如果是为一家运输公司做流程优化，商业分析师应该花时间观察货物的运输过程，包括分拣、转移和交付，必须去接触核心业务。如果为一个制造商做业务分析，则应该去观察装配线或者生产过程。
观察能发现流程执行中的偏差，这也是观察作为重要引导技术的另一个原因。
对一个流程和一个操作人员，通常存在三种不同的情境需要理解。
第一，流程应该遵循的操作方式，通常在流程手册中记录。第二，操作人员描述的操作方式。第三，操作人员实际的操作方式，通过观察得到。
当一个操作人员进行流程作业的时候，你可能注意到他做出的假设或者操作步骤与手册里讲的不一样。操作人员在描述流程的时候可能忘了告诉你这些步骤，因为这些额外的、区别于操作规程中规定的步骤已经变成了他的下意识本能，他自己根本没有意识到。
还有一种情况必须注意。操作人员在有人观察时和没人观察时的表现可能完全不同。因为他知道你在看他，对你没有足够的信任，会怀疑你观察的目的。他可能会严格遵守公司已经建立好的工作流程，仅仅是因为他想让你知道他在遵守纪律。
这个时候商业分析师务必在开始观察前与被观察者建立信任，打消疑虑，说明目的。要鼓励操作人员按照他们平时的操作方式来完成工作。
观察需要商业分析师和被观察者都有极大的耐心。观察过程中要限制提问的数量，因为提问会打断典型的流程执行。如果你在观察时想到了问题或者意见，及时写下来，在之后的访谈中再提出。
这套观察技术的核心优势是获取第一手真实信息，避免被干系人的主观描述误导。想系统学习商业分析师观察技术，联系清晖获取项目管理实战课程。
访谈
访谈最适合一次与一两个人一起引导需求。这种谈话可以让分析师了解现有业务，并沟通交流可能的改进机会。
事先计划对于实施高效且成功的访谈非常关键。建议商业分析师在访谈前做好文件分析工作，事先阅读已有的文档。这样可以提前计划好有针对性的问题，明确此次谈话的重点。然后根据访谈的情况，再对特定题目深入沟通，提出更加详细的问题，进而确认对整体业务功能的理解。
商业分析师应该提前计划并准备每个访谈的进程。不一定要和干系人分享这个计划，但事先计划好话题的顺序，估计每个话题需要花费的时间非常关键。访谈可以短至15分钟，也可以长过2小时。分析师需要估计在规定时间内可以完成多少问题，以把控时间投入，评估工作进度以及对实际业务工作的影响。
进程或者计划必须包括清楚的目标。你希望结束的时候达到什么目的。比如我希望访谈结束的时候，我对为什么财务部门要对供应商进行分类有一个清晰的理解，并得到一个现在使用的分类表。
没有清晰的目标，访谈就变成了没有方向的闲聊，不会满足项目需要。
在准备访谈的时候，商业分析师应该尽量了解被访谈的对象。比如干系人在机构中汇报给谁，职务是什么，他在多大程度上参与这个项目，这个工作对项目有多大的影响，他是决策人吗。了解被访谈人的状况让商业分析师可以准备合适的且符合对象身份的针对性问题。
在访谈中记笔记非常重要，即使是记忆力最出色的人也要记笔记。很少有人能够仅凭脑子就记住干系人给出的复杂回答。商业分析师有必要进行有意识的速记训练，随时记录或者速记各种有价值的信息，而不仅仅在某些特定的或者正式的场合。
另外记笔记会让干系人感觉自己的反馈和回应被尊重，提供的信息被接收并记录下来。这对他们来说意味着他们的回答很重要，并且你在仔细地聆听。
出于礼貌，访谈之后应该有后续的行动，而这也常常会带来更多的信息，还可以让商业分析师确认对讨论话题的理解。商业分析师可以通过电话或者电子邮件表示感谢，并询问被访谈者访谈之后还有没有新的想法。通常人们还会继续思考被问到的问题，并且意识到他们之前没有完整或准确地回答。
听到一个干系人说哦我忘了告诉你是正常的且很可能经常出现的情况。询问干系人后续的想法很可能就会发现一个在过去项目中遗漏的需求，使得新的变更产生意想不到的价值，或者解决了一直困扰着组织的某些障碍。
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问卷调查
进行问卷调查对于信息来源分布在不同地点，或者参与回复的人数很多时非常有用。调查和问卷可以对内部和外部的干系人使用。
问卷调查让商业分析师对一大群干系人询问完全相同的问题，去除任何主观访谈的偏见。它们可以正式或者非正式地进行。
正式的调查通常由市场调查公司或者市场研究部门来设计和实施，商业分析师将与调查者密切配合，创建问题和可能的答案。
非正式调查可以用来确认分析师对业务流程的理解、评估变革的影响或者产生解决方案的想法。非正式调查面向较少的人群，比正式调查需要较少的准备工作，也被用作一些想法的头脑风暴或者从干系人那里获得需求的初步想法。
如果商业分析师期待高回收率和有用的结果，就必须很好地考虑计划内容和分发方式。发送给参与者的表格式样，或者在线调查的屏幕显示必须清晰并容易使用。必须告诉参与者为什么要他们参与，以及他们的反馈具有怎样的价值。
调查内容的篇幅越短，参与者越愿意反馈。问题必须与调查的目的紧密相关，并且专注于不超过两个主题。
另外一个增加反馈数量的方法是给予一些激励。对内部团队成员参与的激励可以是你可以参加抽奖获得一份星巴克免费咖啡。对外部客户的激励可以是获得免费产品或者服务的机会等。
通常封闭型问题比如回答是否、单项选择用来更快地收集答案和生成报告，用词要非常仔细以减少歧义。要注意到你是在强迫参与者选择一个答案，封闭型问题有局限性，并且可能让干系人回答他们并不真正同意的问题。很多分析师在发出调查之前，会先在少数干系人那里进行测试。
问卷调查技术的核心优势是用标准化方式快速收集大量干系人反馈。想学习商业分析师问卷调查方法，联系清晖获取项目管理系统课程。
焦点小组
焦点小组是适当选择的、代表一定的人群或观点的会议，这些人会被问到关于一些与特定话题相关的问题和意见。
焦点小组经常用来从外部客户获取对消费品的反馈，一些客户被选择来讨论现有的产品或者新产品的原型和思路。
焦点小组由善于观察和聆听的专家、中立的促进人领导。促进人不参与讨论也不会试图影响任何意见。这些会议通常在一个特殊的、方便各方成员的地点召开。有些市场调查公司有焦点小组会议室，两个房间之间有玻璃隔开以便观察和记录。
商业分析师们一般不会自己组织焦点小组，而是与经验丰富的市场调查专业人士协同，由他们来组织会议。商业分析师根据需求的信息种类，帮助促进人决定合适的参与者，商业分析师还为参与者创建详细的问题并分析结果。
如果可能，商业分析师可以在现场或者事后通过录像观察焦点小组。
焦点小组技术的核心优势是通过群体互动激发更多需求需求和创意。想掌握商业分析师焦点小组组织方法，联系清晖获取PMP项目管理实战培训。
竞争分析
另外一个全面了解一个企业的方法是竞争分析。商业分析师应该随时关注组织的竞争状况。
实际上一家企业中的每个部门都会根据自己的工作需要关注外部竞争对手。比如市场、销售和新产品部门是最关注竞争并紧随竞争趋势的。在这些业务单元工作的商业分析师必须对竞争状况非常熟悉。人力资源部门会将那些雇用类似技能员工的公司当作外部竞争者。在人力资源部门的眼中，这些公司不仅限于同行业，也可能是跨领域的企业。IT部门通常把外部IT服务提供商作为他们的竞争对象。但是像财务这样的部门在竞争分析上的重要性相较于上述职能部门要弱一些。
作为商业分析师，你必须了解谁是你的干系人的竞争者。你不需要成为所有竞争领域的专家，但你必须意识到这个问题。
你公司的竞争对手是谁。你的项目是否涉及直接客户或者对产品的影响。如果是这样，你必须理解你的竞争对手提供的产品和服务。竞争公司是以最出色的产品引领行业还是只是市场的追随者。他们采用怎样的竞争策略。通常你只要通过简单调查就很容易找到竞争对手和他们的产品和服务。就像阅读分析你公司的材料一样，去阅读理解竞争对手的市场资料。
竞争分析技术的核心优势是帮商业分析师建立全局视角，理解项目在市场中的真实位置。想系统学习商业分析师竞争分析方法，联系清晖获取项目管理专业课程。
商业分析师的六大需求分析技术，文件分析、观察、访谈、问卷调查、焦点小组、竞争分析，每一种都有明确的适用场景和操作要点。核心原则只有一个，根据干系人的特点和项目的需要，选择最有效的方法，做最正确的事情。积累的经验会帮你快速判断哪种技术在哪种场景下更合适。
这些技术和方法，在PMP项目管理知识体系中都有系统的讲解。PMP的五大过程组和十大知识领域，覆盖了从干系人管理到需求分析的完整框架。对于想要系统提升商业分析能力和项目管理能力的人来说，PMP是最短的路径。
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